Jack Wallen te presenta una función de Google Docs que quizás nunca necesites, pero que estarás muy agradecido si se presenta la ocasión.
Imagen: Google
Si es un usuario avanzado de Google Docs, hay una función que realmente necesita comenzar a usar, una que podría ayudarlo de formas que nunca pensó que fuera posible. Esa característica se llama Historial de versiones. Lo que hace esta herramienta es mantener un registro de cada versión de un archivo que se ha guardado en su cuenta en la nube de Google Docs.
¿Qué puede hacer esta función por usted? Por ejemplo, digamos que abre un documento muy importante en el que ha estado trabajando y, por cualquier motivo, todo salió mal. O se pierde el formato, se pierden los datos o todo está distorsionado. Es raro que esto suceda, pero si estás colaborando en un documento con otra persona, ya no tienes el control al 100% de lo que le sucede a ese documento, lo que significa que pueden suceder cosas.
Si ocurre una tragedia así, no todo está perdido. Puede recurrir a la herramienta de control de versiones y volver a una iteración anterior del archivo. Esta herramienta es gratuita con su cuenta de Google y no requiere que instale complementos de terceros. También es increíblemente fácil de usar.
Vamos a ver cómo funciona.
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Cómo acceder al historial de versiones de Google Docs
Lo primero que debe hacer es abrir un documento en Google Docs. Una vez que el documento esté abierto, haga clic en Archivo | Historial de versiones | Consulte Historial de versiones. Esto cambiará la interfaz del documento de la ventana estándar de edición al historial de versiones, que se indica claramente en la barra lateral derecha del historial de versiones (Figura A).
Figura A
El historial de versiones de una de mis últimas novelas.
Como puede ver, en la parte superior de mi lista, tengo una versión con nombre. De forma predeterminada, todas las versiones se nombran con una marca de tiempo. Eso está bien si solo desea volver a una versión de un documento a través de la marca de tiempo. Para hacer eso, simplemente haga clic en la fecha que desea usar y esa versión se abrirá. No se preocupe, al abrir una versión anterior no pierde versiones posteriores. Cuando haces clic en una versión, solo la estás viendo, por lo que no está abierta para editar.
Si localiza la versión del archivo al que desea volver, haga clic en Restaurar esta versión (Figura B).
Figura B
Restaurar una versión anterior de su historial está a un clic de distancia.
Después de hacer clic en el botón Restaurar, se le pedirá que apruebe la restauración. Una vez hecho esto, volverá a la ventana de edición estándar de Google Docs, donde podrá volver al trabajo. Cuando restaura una versión anterior, no pierde todas las versiones después de esa marca de tiempo; la versión recién restaurada se convierte en la más reciente de la historia.
Esto puede resultar confuso. ¿Cómo resuelves ese problema?
Cómo nombrar una versión
Una cosa que he encontrado que ayuda enormemente, especialmente en documentos más largos, es nombrar mis versiones. Por ejemplo, puede nombrar versiones con hitos (como capítulos, puntos de la trama, colaboradores, ediciones específicas, etc.). Hay dos formas de nombrar una versión, la más fácil se puede hacer desde la ventana de edición de Google Docs. Mientras trabaja en un documento, haga clic en Archivo | Historial de versiones | Nombre Versión actual. En la ventana emergente resultante, asigne un nombre a la versión y haga clic en Guardar (Figura C).
Figura C
Nombrar la versión actual de un documento de Google.
El siguiente método para nombrar una versión es desde la ventana Historial de versiones. En la barra lateral Versión, ubique la versión que desea nombrar, haga clic en el botón de menú asociado (tres puntos verticales) y haga clic en Nombrar esta versión en el menú desplegable (Figura D).
Figura D
Nombrar una versión desde la ventana Historial de versiones.
Nombrar una versión de un Documento de Google hace que sea mucho más fácil localizar la versión que desea. Con ese fin, le recomiendo que comience a usar la función de nombres, aunque solo sea para hacer su vida un poco más eficiente con la herramienta Historial de versiones.
Y eso es todo lo que hay que hacer para usar el historial de versiones de Google Docs. Esta es una herramienta muy fácil de usar, y es una que realmente puede salvar su piel, en caso de que las cosas salgan mal con un documento. Esta herramienta me ha resultado muy útil en varias ocasiones a lo largo de los años. Hágalo parte de su flujo de trabajo de Google Docs. Tal vez no lo necesite, pero si lo necesita, se alegrará mucho de que esté allí.
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Source: https://www.techrepublic.com/article/how-to-use-google-docs-version-history/#ftag=RSS56d97e7
