Es la rara raza de individuos que espera con ansias las conferencias telefónicas. Las conferencias telefónicas pueden llegar a ser caóticas, si no francamente anárquicas. Identificar quién está a cargo o saber si alguien está prestando atención es difícil.
Puede mejorar la calidad de sus conferencias telefónicas al incluir la creación de una agenda, establecer un límite de tiempo para la llamada, silenciar a las personas que llaman según sea necesario y pedir a los participantes que envíen preguntas por escrito con anticipación.
Las conferencias telefónicas no van a ninguna parte. De hecho, con el trabajo remoto a punto de ser la próxima normalidad, la dependencia de las conferencias telefónicas solo aumentará.
Los bufetes de abogados se están adaptando al cambio mediante el uso de servicios de conferencias legales para realizar reuniones virtuales. El cambio a una nueva modalidad ha venido acompañado de dolores de crecimiento. Sin embargo, las firmas de abogados están logrando que las reuniones virtuales sean un éxito.
¿Ya no son relevantes las reuniones cara a cara?
Si le preguntara a un abogado sobre la importancia de las reuniones cara a cara en 2019 o principios de 2020, le habría dicho que las reuniones cara a cara son invaluables, incluso en un mundo digital. Ahora, la misma pregunta obtendría una respuesta diferente.
El software de comunicación virtual está volviendo obsoletas las reuniones tradicionales. Esto es cierto incluso en el campo legal, donde las reuniones cara a cara eran el tema principal de la profesión.
Hay varias herramientas disponibles para agilizar las reuniones virtuales. A medida que utilizan estas herramientas, los abogados se dan cuenta de que pueden lograr muchas de las mismas cosas que hicieron cara a cara, pero con menos viajes, menos gastos y menos tiempo de preparación.
Abordar los problemas legales relacionados con el uso de herramientas de video
Hay algunas preocupaciones inmediatas que surgen al discutir el uso de herramientas de videoconferencia en el campo legal. Se exige confidencialidad a los abogados. Los clientes tienen razón al esperar que sus abogados examinen adecuadamente cualquier herramienta de videoconferencia utilizada. Algunos estados restringen el uso de determinadas herramientas de videoconferencia.
Si se abordan estas inquietudes legales, puede resultar ventajoso para los abogados aprovechar estas herramientas virtuales de comunicación. Además de mejorar su calidad de vida, estas herramientas pueden reducir los gastos de viaje de un abogado. Esta reducción de costos se puede traspasar al cliente sin afectar la cantidad de dinero que gana un abogado.
Usar la videoconferencia como una forma de comunicarse con los clientes
La comunicación cliente-abogado es el corazón de la profesión jurídica. Las reuniones virtuales cambian la forma en que ocurren estas interacciones.
Por ejemplo, programar reuniones con clientes se ha vuelto mucho más fácil. Ahora, un cliente puede ponerse en contacto con el abogado y, si el horario del abogado es gratuito, puede tener una charla cara a cara de inmediato.
De hecho, el chat de video ofrece algunas ventajas de confidencialidad que lo hacen mejor que una llamada telefónica. Un abogado podría pensar que está teniendo una conversación confidencial con su cliente por teléfono. Sin embargo, sin que ellos lo sepan, su cliente está en una sala llena de gente o hay otras personas que han intervenido en una conferencia telefónica.
Con el video, estas preocupaciones desaparecen. Además, con las aplicaciones de video chat, el cliente y el abogado pueden garantizar que se han silenciado porque hay un icono que deja claro que han silenciado el audio.
Esto no significa que las reuniones cara a cara no tengan valor. Hay ciertos sentimientos de confianza y compatibilidad que son más fáciles de transmitir cuando estás frente a una persona. Sin embargo, la videoconferencia ofrece una gran alternativa. Ha hecho posible que los abogados tengan reuniones que se sienten más como una reunión cara a cara. Con las videollamadas, tanto el cliente como el abogado pueden conocerse mutuamente y ver señales no verbales.
La comunicación es un proceso bidireccional
Las videoconferencias y las reuniones virtuales permiten que los abogados y sus clientes se comuniquen en el verdadero sentido de la palabra. La comunicación implica percepción, reflexión y respuesta.
Por teléfono, puede ser difícil involucrarse completamente en estas tres facetas de la comunicación. Sin embargo, con una videoconferencia virtual, es más fácil llegar a las conclusiones correctas sobre un asunto.
Puede ser que un cliente y un abogado inicien la videoconferencia con diferentes percepciones sobre cómo se debe manejar una situación. Por sí mismos, llegan a conclusiones separadas sobre qué hacer. Sin embargo, las reuniones virtuales les permiten llegar a una conclusión conjunta. Los encuentros virtuales permiten a los abogados transmitir aspectos de su personalidad que los humaniza y les ayuda a mantener la profesionalidad.
La mayoría de los clientes no sienten ni piensan en los problemas de la misma manera que sus abogados. Esto puede provocar una desconexión que cause problemas que se pueden prevenir con una buena comunicación. Las reuniones virtuales están haciendo que esto suceda.
Para llevar principal
La relación abogado-cliente es algo en lo que los abogados deben trabajar arduamente para crear y mantener. Los clientes esperan que sus abogados interactúen con ellos de cierta manera. Las reuniones virtuales hacen posible que los abogados respondan de manera oportuna, comprensible y humanizada.
