La implementación de un sistema ERP implica cambios profundos y sustanciales, no solo en sus funciones de TI, sino también en los procesos comerciales generales, porque la planificación empresarial afectará a todas las personas de la empresa. Es el equivalente aproximado de recibir un trasplante de corazón para su negocio. Entonces, ¿cómo se asegura de que el corazón de su empresa siga latiendo durante la implementación, listo para emerger más fuerte, más saludable y más eficiente en el otro lado?
Preguntamos a los verdaderos expertos, nuestros clientes actuales, qué habían aprendido a lo largo de su proceso de implementación. Estos clientes incluyen empresas que utilizaron un ERP para unificar sistemas existentes dispares que no se estaban integrando bien, aquellos que buscaban reemplazar un sistema existente que ya no satisfacía sus necesidades y aquellos que estaban implementando un sistema ERP por primera vez.
Hemos recopilado sus valiosas respuestas en una lista de 10 cosas que debe tener en cuenta antes de implementar un sistema ERP.
1. Comprenda las necesidades y los objetivos reales de su empresa
Antes de implementar una nueva solución ERP, es importante considerar cuáles son las necesidades reales de su empresa. ¿Qué espera obtener de la implementación? ¿Qué problemas esperas resolver? ¿Qué requisitos necesitará cada función?
Nuestros clientes recomiendan asegurarse de desarrollar un documento completo que enumere de forma centralizada todos los requisitos y necesidades de su negocio. Debe saber cuáles son sus objetivos antes de comenzar la implementación. No puede obtener lo que quiere a menos que sepa lo que quiere. Su negocio es específico, por lo que su ERP también debería serlo.
Además, es importante comprender lo que actualmente no funciona para usted, así como cuáles son sus objetivos a medida que avanza con la implementación. Realice un seguimiento y evalúe estos objetivos a lo largo de su viaje, asegurando que la implementación se mantenga alineada con sus necesidades comerciales principales.
2. Comprender la verdadera funcionalidad de una solución ERP
Conocer todo el poder y el potencial de un sistema ERP es crucial para poder utilizarlo con toda su funcionalidad. Hay muchas cosas que el software ERP específico de la industria puede hacer por usted y su empresa, pero para poder utilizarlo, primero debe dedicar tiempo a explorarlo y comprenderlo. No tenga miedo ni se sienta intimidado, porque el socio de software adecuado lo ayudará y respaldará en cada paso de este proceso.
También es una buena idea asignar la funcionalidad específica del ERP que ha elegido a las necesidades y requisitos de su negocio e industria. Al realizar este ejercicio de mapeo interno, puede garantizar que está aprovechando al máximo la funcionalidad y las capacidades por las que está pagando.
3. Realice un seguimiento de sus datos antes, durante y después de la implementación de ERP
La integridad de los datos en todo el proceso de implementación de ERP es primordial. Asegúrese de realizar un seguimiento de sus datos en cada etapa del proceso. Debe preguntar: “¿Qué procesos y políticas se implementarán para garantizar la integridad de los datos que se ingresan en el sistema?” Y luego, después de que todos esos datos estén en el sistema, es importante rastrearlos. También es una buena idea archivar sistemáticamente datos históricos que ya no sean relevantes como parte del plan de implementación de ERP.
4. Considere cómo esta implementación de software afectará sus procesos actuales
Es importante comprender que con una implementación de ERP, muchos de sus procesos actuales deberán cambiar para adaptarse a esta nueva forma de hacer las cosas. Su empresa deberá estar dispuesta, en todos los niveles, a adaptar su cultura y procesos a nuevas formas, en lugar de luchar para adaptar el sistema a las viejas formas; esto incluye incluso cambiar los procesos actuales que funcionan bien. Los clientes recomiendan que aquellos que usarán el sistema ERP se involucren en este proceso desde el principio. Son la mejor fuente de información y comentarios.
5. Genere una cronología realista
Este fue recomendado por muchos clientes, para abordar la implementación en fases realistas y cronometradas. Esto asegurará que no esté tratando de acelerar el proceso y puede permitir suficiente tiempo para implementar cada módulo de manera adecuada y efectiva.
6. Incluya pruebas y capacitación en sus proyecciones cronológicas
Necesitará paciencia para probar continuamente el sistema una y otra vez a medida que avanza en la implementación. Y cuando crea que ha terminado, pruebe de nuevo. Trabajar hacia un sistema completamente probado es más importante que cumplir con una fecha límite que no permite realizar pruebas exhaustivas.
Un gran enfoque es probar su documentación periódicamente proporcionando instrucciones a alguien que no sea la persona principal responsable del nuevo proceso y ver si se puede lograr. Además de comprobar si las instrucciones funcionan, esto también le dará una copia de seguridad en caso de rotación de empleados.
7. Asegúrese de que su equipo ejecutivo esté en la misma página cuando se trata de implementación
Una de las cosas más importantes para garantizar el éxito de una implementación es el apoyo a los cambios inevitables que traerá, comenzando por el nivel ejecutivo. Tenga en cuenta que el trabajo y el tiempo que lleva implementar un sistema ERP reducirán el ancho de banda de la organización para otros cambios que la empresa pueda desear. Si el liderazgo da el ejemplo al destacar y reforzar regularmente los cambios positivos que esta implementación proporcionará a las empresas, los empleados adoptarán la misma mentalidad.
8. Incluya a todo su equipo en el proceso de implementación.
No solo es importante involucrar a sus ejecutivos, también debe asegurarse de que los miembros clave del equipo y las partes interesadas también participen en todo el proceso. Brinde a sus empleados experiencia práctica y tiempo para “jugar” en el sistema antes de la puesta en funcionamiento, de modo que la transición del sistema actual al nuevo sea menos un choque cultural.
9. Considere honestamente si está listo o no para ir con todo incluido
Este tipo de sistema de misión crítica funciona mejor cuando su organización está verdaderamente comprometida con que funcione. Si se está acercando a la implementación con seria reticencia o está intentando adaptar el sistema ERP para que se adapte a la forma de sus procesos anteriores en lugar de al revés, entonces la implementación no tendrá un resultado óptimo.
10. Asegúrese de que el sistema lo llevará al futuro
Desea asegurarse de que está estableciendo prácticas comerciales y usos del software de una manera que le permita ser lo suficientemente flexible como para enfrentar futuros desafíos y cambios comerciales. Trate de pensar en dónde visualiza su empresa dentro de 10 o 15 años y el tipo de cosas que le gustaría hacer. La forma en que implemente su sistema ERP elegido debe reflejar una amplia variedad de futuros posibles y poder escalar con su empresa.
Estos son temas importantes a considerar cuando se trata del éxito y la estabilidad de su negocio en los próximos años. La implementación de ERP no es una solución de la noche a la mañana, es una cirugía seria. Al final, un sistema ERP debe ser una solución que crece y madura a medida que lo hace su negocio o tiene la capacidad de escalar bajo demanda, y su socio tecnológico debe poder brindarle la funcionalidad, el conocimiento y el soporte específicos de la industria que necesita. para que la iniciativa sea lo más fluida y exitosa posible.
Source: https://erpnews.com/10-things-to-consider-before-implementing-an-erp-system/
